Új BÉTA funkció: e-mailben is küldheted a dokumentumaidat a könyvelőirodának
Mostantól elég egy e-mail a dokumentumok továbbításához: a tárgy mező alapján a rendszer automatikusan beazonosítja a céget és a kategóriát, majd a csatolmányokat a megfelelő mappába menti. A funkció BÉTA állapotú.
Hogyan működik?
-
Tárgy formátuma:
adószám első 8 számjegye, kulcsszó
Példa:12345678, bejövő számlák-
Az első 8 számjegy azonosítja a céget.
-
A vessző utáni kulcsszó dönti el a kategóriát.
-
Elfogadott kategóriák (kulcsszavak)
-
kimenő számlák vagy bevételek → „Kimenő számlák” mappa
-
bejövő számlák vagy költségek → „Bejövő számlák” mappa
-
bank → „Bankok” mappa
-
bér vagy bérek → „Bérrel kapcsolatos dokumentumok” mappa
-
egyéb → „Egyéb dokumentumok” mappa
Fontos: a rendszer akkor kategorizál, ha 70% feletti a hasonlóság a fenti kulcsszavakkal.
Csatolmány szükséges
-
Legalább 1 melléklet (PDF, kép vagy egyéb dokumentum) kötelező.
-
Gmail Drive-link esetén nem működik, mert ilyenkor az e-mail csak linket tartalmaz, nem csatolmányt.
Visszajelzés és ütemezés
-
A feldolgozás óránként történik, minden óra 41. percében.
-
A választ (sikeres vagy hibás feldolgozás) akár max. 60 perces késéssel kapod meg.
-
Siker esetén a válasz jelzi, hány fájl melyik kategóriába került.
-
Hiba esetén részletes okot írunk (pl. „Ismeretlen adószám”, „Több cég ugyanazzal a 8 számjeggyel”, „Kategorizálási probléma”).
Gyakori hibák és megoldások
-
Ismeretlen adószám: ellenőrizd a 8 számjegyet (kötőjelek nélkül).
-
Több cég ugyanazzal a 8 számjeggyel: egyeztess velünk az azonosításról.
-
Kategorizálási probléma: pontosítsd a kulcsszót (pl.
bejövő számlák) és küldd újra.
Gyors összefoglaló
-
Tárgy:
12345678, bejövő számlák(mintázat: 8 számjegy, vessző, kulcsszó). -
Csatolmány: legyen legalább 1 fájl.
-
Visszajelzés: e-mailben, óránként fut a rendszer (:41-kor).
Ha bármi kérdésed van, fordulj bizalommal könyvelőirodánkhoz!
