Énkönyvelőm

Kategória: Egyéb kategória

  • Ideális ügyfél

    Ideális ügyfél

    Ideális ügyfél (társasás vállalkozások + ÁFÁ-s ev-k) a könyvelőiroda számára

    IDEÁLIS ÜGYFÉL = SIKERES VÁLLALKOZÓ

    A cégek, amelyek tudatosan odafigyelnek a pénzügyeikre és a könyvelési feladataikra, kivétel nélkül stabilan és eredményesen működnek. Ezzel szemben azok a vállalkozók, akik elhanyagolják ezeket a területeket, rendszerint a saját sikerük útjába állnak, és vállalkozásuk kudarcra van ítélve.

    Az alábbi irányelvek tehát nem csupán a könyvelőirodának jelentenek segítséget: ha a vállalkozó is következetesen betartja őket, folyamatos, valós idejű rálátása lesz a pénzügyeire – márpedig ez nélkülözhetetlen egy hosszú távon sikeres vállalkozás felépítéséhez.

    Számlák

    • Minden számla időben érkezik: a tárgyhót követő hónap 10-éig az összes kimenő és bejövő számlakép elérhető a Zeuszban, külön bekérés nélkül.
    • Minden bevételről szabályosan kiállított számla áll rendelkezésre.
    • Bejövő (költség) számlák: csak a cég tevékenységéhez kapcsolódó számlákat kér a vállalkozás nevére; bizonytalanság esetén előzetesen egyeztet a könyvelővel.
    • Egyedi beszerzéseknél a szükséges információkat e-mailben vagy telefonon megosztja a könyvelővel.
    • Előlegfizetéskor a nullás végszámla másolatát is feltölti.

    Bank

    • A bankszámlakivonatot és a számlatörténetet a tárgyhót követő hónap 10-éig feltölti a Zeuszba.
    • Utalások közleménye: szerepel a számla vagy bizonylat sorszáma; több számla kiegyenlítésekor a sorszámokat vesszővel elválasztva írja be.
    • Részletfizetésnél a közleményben a számlaszám mellett szerepeljen a „részletfizetés” megjegyzés.
    • Nem használja a céges számlát magánvásárlásokra.
    • NAV-os utalásoknál a közlemény tartalmazza az adószámot és az adónemet (ÁFA, SZJA, SZOCHO, TB, KIVA, EFÓ).
    • Ha átutalásos számlát készpénzben egyenlít ki, bevételi/kiadási pénztár­bizonylatot kér, feltölti a Zeuszba, és külön jelzi a könyvelőnek.

    Bérek

    • Tárgyhó 5. napjáig a könyvelő megkapja a bejelentett alkalmazottak havi jelenlét­adatát (szabadság, betegség, egyéb).
    • Új kilépő vagy belépő munkavállalót a vállalkozó legalább 5 nappal előre jelzi a könyvelőnek e-mailben.
    • Az alkalmi munkavállalók bejelentését a vállalkozó saját maga végzi. Bejelentéshez ajánlott: EFO PRO alkalmazás

    Számlázz.hu

    • Számlázz.hu Profi csomagot használ.
    • Beállítja az Autokassza funkciót, és háromhavonta ellenőrzi, hogy a banki kapcsolat aktív-e.
    • A kintlévőségeket a Számlázz.hu felületén kezeli.

    Egyéb elvárások

    • Rendszeresen, határidőre fizeti a könyvelési díjat.
    • Tisztelettel kommunikál a könyvelővel.
    • Minden, a vállalkozást érintő változtatás vagy kérdés (számlakiállítás, beruházás elszámolhatósága, tevékenységi kör, ÁFA-kulcs stb.) előtt egyeztet a könyvelővel.
    • Nincs adótartozása, és szerepel a KOMA-adatbázisban.
  • Mesterséges intelligencia

    Mesterséges intelligencia

    Örömmel jelentjük be legújabb fejlesztésünket: a bővített, mesterséges intelligencia (MI) alapú dokumentumkezelő rendszerünket. Ez az innovatív megoldás jelentősen megkönnyíti mind a vállalkozók, mind a könyvelők munkáját, automatizálva a számlák feldolgozását és kezelését. Nézzük meg, milyen újdonságokkal gazdagítottuk a rendszerünket!

    1. Automatikus Számlakép Feldolgozás MI Segítségével

    Ha feltölt számlaképeket a bejövő vagy kimenő kategóriákba, ezek a képek éjszaka automatikusan elküldésre kerülnek a ChatGPT API-nak. A mesterséges intelligencia feldolgozza a számlaképeket, és általában 1-2 órán belül visszaküldi a kinyert adatokat. Így az adatok naponta frissülnek anélkül, hogy Önöknek manuálisan kellene foglalkozniuk vele.

    2. Intelligens Adatpárosítás

    Az MI által kinyert adatok alapján rendszerünk megkeresi a számlákhoz tartozó adatokat számla adatokat. Ezután automatikusan párosítja a bejövő és kimenő számlákat, amelyek a megfelelő menüpontok alatt jelennek meg. Így a bejövő és kimenű számlák menüpontban gyorsan áttekinthetővé válik, mely számlák vannak egymáshoz kapcsolva.

    3. Kézi Párosítás Lehetősége

    A bejövő és kimenő számlák menüpont alatt mostantól egy „Fájl kiválasztása” gomb is elérhető. Ezzel a gombbal kézzel is párosíthatja a könyveletlen számlákat a dokumentumkezelőbe feltöltött számlákkal. Ez rugalmasságot biztosít, ha valamilyen okból az automatikus párosítás nem sikerülne.

    4. Magas Pontosságú Dokumentumfeldolgozás

    Jelenleg rendszerünk szöveges PDF-eket, JPG és PNG formátumú fájlokat dolgoz fel több mint 90%-os pontossággal. Azonban a kép alapú PDF fájlok feldolgozása még fejlesztés alatt áll. Dolgozunk rajta, hogy ezt a lehetőséget is hamarosan elérhetővé tegyük, így még szélesebb körben tudjuk támogatni az Önök igényeit.

    5. Előző Hónap Újranyitása

    Új gombot helyeztünk el a dokumentumkezelőben, amellyel Önök és könyvelőik visszanyithatják az előző hónapot. Ez a funkció lehetővé teszi a korábbi adatok könnyű elérését és kezelését, miközben továbbra is bizonyos korlátozások vonatkoznak rá a biztonság és adatvédelem érdekében.

    Miért Érdemes Használni az Új Dokumentumkezelőnket?

    A mesterséges intelligencia integrálása a dokumentumkezelő rendszerünkbe nem csupán automatizálja a számlák feldolgozását, hanem jelentősen csökkenti az adminisztratív terheket is. Az MI gyors és pontos adatfeldolgozása révén Önök több időt fordíthatnak vállalkozásuk fejlesztésére, míg a könyvelők hatékonyabban végezhetik munkájukat.

    Bízunk benne, hogy az új rendszerünk még nagyobb elégedettséget és hatékonyságot hoz Önöknek. Ha kérdéseik vannak vagy segítségre van szükségük a bevezetéshez, ügyfélszolgálatunk készséggel áll rendelkezésükre.

  • ZEUSS dokumentum kezelő

    ZEUSS dokumentum kezelő

    Könyvelőirodánk 2024 december 1-el elindította a „papírmentes könyvelőiroda” programot, amely révén szeretnénk 2025 év végére, teljes mértékben megszüntetni a papír alapú könyvelési anyagok gyűjtését és tárolását.

    A papírmentes könyvelés nem csak a fák védelmét szolgálja, hanem a vállalkozók és könyvelők számára is előnyös:

    • Időt takaríthat meg: Dokumentumait bármikor, akár okostelefonról is feltöltheti, így nem kell személyesen elhozni azokat.
    • Átláthatóság: Az összes feltöltött anyag egy helyen elérhető, így könnyen visszakeresheti őket szükség esetén.
    • Biztonság: A rendszerünk biztonságos környezetben kezeli adatait, így nem kell aggódnia az adatvédelem miatt.
    • Rugalmasság: Akár hétvégén vagy munkaidőn kívül is feltöltheti dokumentumait, így nincs időhöz kötve.
    • Díjmentesség: A könyvelőirodánk szerződött ügyfelei számára, a dokumentumkezelőt díjmentesen bocsátjuk rendelkezésre.

    Új dokumentumkezelő rendszer (ZEUSS) – egyszerűbb megoldás mindenkinek!
    Ügyfeleink számára 12.900 Ft + ÁFA / hó helyett DÍJMENTESEN használható.

    Amennyiben használni szeretné, kérem írjon e-mailt a könyvelőjének és kérje a hozzáférést!

  • Ügyfélszolgálatunk működése

    Ügyfélszolgálatunk működése

    Az elmúlt években előfordult, hogy egy ügyfelünk nem volt elégedett a munkánkkal. Hibáztunk, elfelejtettük visszahívni, vagy valamit elrontottunk. Mondhatnánk, hogy előfordul, mert emberek vagyunk. Azonban mi ezzel nem voltunk elégedettek. Azt szeretnénk, ha minden ügyfél elégedett lenne. Mindenkit visszahívnánk és nem hibáznánk.

    Ezeknek a problémák megoldására a folyamatainkat kellett újra gondolni, amihez eszközökre is szükségünk volt.

    • Folyamatosan fejlesztjük a saját könyvelő rendszerünket (IBOOKR)
    • 2021 év végén bevezettünk egy ügyfélkapcsolati rendszert (Hubspot CRM)
    • 2022 februártól szakértői ügyfélszolgálatot hoztunk létre
    • 2022 áprilistól bevezettük a feladat iktató rendszert
    • 2022 júliustól bevezettük az „ügyfél visszajelző” rendszert

    2022 júliusában eljutottunk arra a szintre amikorra teljessé vált az ügyfélszolgálatunk működése.

    Ügyfélszolgálatunk működése:

    Szakértői telefonos ügyélszolgálat

    Probléma: Nagy hibázási lehetőség volt, hogy a könyvelő benne van egy számolásban és egy telefonhívás megzavarja. Ezáltal elszámol valamit, vagy elfelejt egy munkát befejezni.

    Megoldás: Az összes hívás a szakértői ügyfélszolgálatunkra jön be. Nincs közvetlen kapcsolás. Ha a kérdés vagy igény olyan jellegű akkor helyben megoldja a ügyfélszolgálati kolléga. Ha nem tudja megoldani, akkor felvesz egy feladat jegyet az ügyfélkapcsolati rendszerünkbe a saját dedikált könyvelődnek, aki 15 percen belül reagálni fog rá neked. Ha kérdése van visszahív, ha megoldotta akkor visszajelez a megoldásról.

    A feladat jegy megnyitásáról és lezárásáról e-mailt kapsz. A lezárás során értékelheted is a feladat megoldását, ami fontos visszajelzés számunkra.

    E-mail a könyvelődnek

    Probléma: Nincs közvetlen kapcsolat a dedikált könyvelővel, lassú reakció idő.

    Megoldás: E-mailben bármikor közvetlenül elérheted a dedikált könyvelődet. Aki amennyiben az irodában tartózkodik 4 órán belül köteles reagálni az e-mailedre. Amennyiben nem tartózkodik az irodában, automatikus visszajelzést kapsz a távollétéről és a helyettesítésről e-mailben. Ha sürgős akkor ebben az esetben a helyettes részére tudod e-mailben küldeni az igényedet vagy hívhatod az szakértői ügyfélszolgálatunk.

    A fenti folyamatokat azért hoztuk létre, mert hiszünk abban, hogy csak így lehet hibátlanul dolgozni, és gyors, hatékony kommunikációt folytatni a vállalkozókkal.

  • Számít a véleményed

    Számít a véleményed

    Számít a véleményed! Könyvelőirodánkat folyamatosan fejlesztjük, hogy jobb és megbízhatóbb szolgáltatást tudjunk partnereink számára nyújtani. Ehhez nagyon nagy segítség ha visszejelzéseket és kritikákat kapunk.

    Az Énkönyvelőm.hu júliusban bevezette az „Ügyfél Elégedettséget Mérő Rendszert„, aminek segítségével bármikor véleményt nyilváníthathatnak ügyfeleink a munkánkról három fej segítségével.

    Az elégedettség mérő rendszerünkkel partnereink találkozhatnak a könyvelő kollégák aláírásában, és az ügyfélkapcsolati rendszerünkbe történt igény lezárásakor kiküldött e-mailben.

    Legyel te is ügyfelünk, és oszd meg a véleményed. Kattints valamelyik fejre és jelezd felénk a problémádat, vagy akár örömödet.

  • Bankkártyás fizetés beállítása

    Bankkártyás fizetés beállítása

    Az elmúlt évben online vásárlások biztonságossá tétele, és az e-kereskedelemben előforduló csalások visszaszorítása érdekében változások történtek a bankok bankkártya szolgáltatásban. Bevezették a 3D Secure nemzetközi biztonsági szolgáltatást, aminek következményeként a bankkártyás vásárlások jóváhagyása csak erős ügyfélhitelesítéssel történhet meg.
    A iBookr rendszerben is fel kell követnünk ezt a változást. Adataink alapján az ön megadott kártya beállításai frissítésre szorulnak. FONTOS TUDNIVALÓ: 2022 március 31-től csak bekötött bankkártyával rendelkező ügyfeleinknek tudjuk a könyvelésti feladatokat ellátni.
    Kérem a rendszerbe lépve a Kártyáim menüpont alatt, ha az „Érvénytelen bankkártya adatok” hibaüzenetet kapja ismételje meg a bankkártya érvényesítését a Bankkártya adatok módosítása gombbal.
    Az érvényesítés előtt ellenőrizni szükséges:
    • a 3DSecure biztonsági szolgáltatás bankon belül szükséges beállításainak elvégzése,
    • Az alábbi linken segítségként megtalálhatóak a Bariont szolgáltatást elfogadó bankok által elkészített átálláshoz szükséges tájékoztatók, 
    • https://www.barion.com/hu/ugyfelszolgalat/elakadtam-a-fizetessel-2020-decemebere-ota/ 
    • a kártya érvényességének ellenőrzése
    • az érvényesítéshez szükség van legalább 100HUF fedezetre a kiválasztott kártyán.