Új BÉTA funkció: e-mailben is küldheted a dokumentumaidat a könyvelőirodának

Mostantól elég egy e-mail a dokumentumok továbbításához: a tárgy mező alapján a rendszer automatikusan beazonosítja a céget és a kategóriát, majd a csatolmányokat a megfelelő mappába menti. A funkció BÉTA állapotú.

Hogyan működik?

• Tárgy formátuma: adószám első 8 számjegye, kulcsszó
  Példa: 12345678, bejövő számlák

  • Az első 8 számjegy azonosítja a céget.

  • A vessző utáni kulcsszó dönti el a kategóriát.

Elfogadott kategóriák (kulcsszavak)

• kimenő számlák vagy bevételek → „Kimenő számlák” mappa

• bejövő számlák vagy költségek → „Bejövő számlák” mappa

• bank → „Bankok” mappa

• bér vagy bérek → „Bérrel kapcsolatos dokumentumok” mappa

• egyéb → „Egyéb dokumentumok” mappa

Fontos: a rendszer akkor kategorizál, ha 70% feletti a hasonlóság a fenti kulcsszavakkal.

Csatolmány szükséges

• Legalább 1 melléklet (PDF, kép vagy egyéb dokumentum) kötelező.

• Gmail Drive-link esetén nem működik, mert ilyenkor az e-mail csak linket tartalmaz, nem csatolmányt.

Visszajelzés és ütemezés

• A feldolgozás óránként történik, minden óra 41. percében.

• A választ (sikeres vagy hibás feldolgozás) akár max. 60 perces késéssel kapod meg.

• Siker esetén a válasz jelzi, hány fájl melyik kategóriába került.

• Hiba esetén részletes okot írunk (pl. „Ismeretlen adószám”, „Több cég ugyanazzal a 8 számjeggyel”, „Kategorizálási probléma”).

Gyakori hibák és megoldások

• Ismeretlen adószám: ellenőrizd a 8 számjegyet (kötőjelek nélkül).

• Több cég ugyanazzal a 8 számjeggyel: egyeztess velünk az azonosításról.

• Kategorizálási probléma: pontosítsd a kulcsszót (pl. bejövő számlák) és küldd újra.

Gyors összefoglaló

• Tárgy: 12345678, bejövő számlák (mintázat: 8 számjegy, vessző, kulcsszó).

• Csatolmány: legyen legalább 1 fájl.

• Visszajelzés: e-mailben, óránként fut a rendszer (:41-kor).

Ha bármi kérdésed van, fordulj bizalommal könyvelőirodánkhoz!