A könyvelőiroda adásvétele nem egy pillanat, hanem folyamat. A siker kulcsa a tudatos előkészítés, a bizalom megőrzése és a meglévő ügyfelek zökkenőmentes átvezetése az új szolgáltatóhoz. Az alábbi útmutató gyakorlati nézőpontból foglalja össze az eladó és a vevő feladatait, a tipikus buktatókat, az értékelési megközelítéseket és egy 90 napos átadási tervet. A végén leírom, én hogyan csinálnám.

Jogi megjegyzés: az alábbiak gyakorlati irányelvek, nem minősülnek jogi vagy adótanácsadásnak. Konkrét ügylet esetén vonj be jogászt és adótanácsadót.

Miért folyamat, és miért nem megy egyik napról a másikra?

• Személyes bizalom: a könyvelő–ügyfél viszony évek alatt épül; ennek átvitele fokozatos, közös megjelenést igényel.
• Meghatalmazások és hozzáférések: hatósági meghatalmazások, e-ügyintézési jogosultságok, szerződésmódosítások időigényesek.
• Rendszer- és adatmigráció: számlázók, könyvelőprogramok, dokumentumtárak összehangolása, adatvédelmi megfelelés.
• Szezonális terhelés: a zárási csúcsok között kell időzíteni; az átadás ideális esetben végigfut legalább egy teljes ciklust.

Eladó: mit tegyél, hogy értéken tudd eladni?

1) Előkészítés (3–6 hónappal a tranzakció előtt)

• Ügyfélállomány rendbetétele: aktív/inaktív szétválasztás, árazás aktualizálása, behajtási szabályok.
• Folyamatleírások, checklistek, határidő-naptárak, sablonok összegyűjtése: átadható rendszer a cél, ne „fejben lévő” tudás.
• Kockázatok feltárása: folyamatban lévő ellenőrzések, vitás ügyek, díjhátralékok, ügyfélkoncentráció.

2) Dokumentálás

• Anonimizált ügyfél-mátrix: iparág, árbevétel-sáv, szolgáltatási kör, díjazás, munkaórák, profitabilitás.
• Szerződésminták, adatkezelési tájékoztató, szakmai felelősségbiztosítás adatai.
• Szoftver- és előfizetéslista (számlázók, könyvelő szoftverek, DMS, időmérés).

3) Ügyfél-átvezetés (az eladó feladata is!)

• Kommunikációs terv: közös bejelentő levél és ügyféltalálkozók a vevővel, világos előnyök hangsúlyozásával.
• Párhuzamos üzem: 1–2 könyvelési ciklusig közös munkavégzés; a vevő csinálja, az eladó ellenőriz és tudást ad át.
• Meghatalmazások/jogosultságok: ütemterv szerinti átadás, naplózás.
• Átmeneti rendelkezésre állás: Transition Services Agreement (TSA) keretében, rögzített feltételekkel.

Vevő: hogyan válassz és mire figyelj?

Kiválasztási szempontok

• Ügyfélprofil illeszkedés: iparág, cégméret, szolgáltatási mélység (bér, kontrolling, adótanácsadás).
• Árazás és profitabilitás: óradíj vs. fix díj, munkaórák/ügyfél, bruttó és nettó margin.
• Technológiai kompatibilitás: számlázók, könyvelő szoftverek, DMS, e-aláírás, jogosultságkezelés.
• Csapat: kulcsemberek maradása, bérsávok, motiváció, fluktuáció.

Due diligence – ellenőrző lista

• Utolsó 3 év P&L, mérleg, cash-flow; kintlévőségek korosítása.
• Ügyfélszerződések: felmondási feltételek, díjemelési záradékok.
• Folyamatban lévő hatósági ügyek, bírságok, biztosítási események.
• Adatvédelem és IT: hozzáférés-naplók, mentési politika, archiválás.
• Dolgozói megállapodások: versenytilalom, bónuszok, retention tervek.

Értékelés: mennyit ér egy könyvelőiroda?

Üzleti és szerződéses struktúrák

• Asset deal vs. Share deal: adózási és felelősségi különbségek.
• Fizetési ütemezés: 60–80% záráskor, 20–40% earn-out/escrow 12–24 hónapra.
• Reps & warranties: pontosság, jogszerűség, per- és tehermentesség.
• Versenytilalom/ügyfél-elcsábítás tilalma: ésszerű idő- és földrajzi korlátokkal.
• TSA: átmeneti szolgáltatások terjedelme, díjazás, reakcióidők.

90 napos átadási mintaütemterv

0–30. nap (zárás és bejelentés)

• Közös bejelentő levél + rövid FAQ az ügyfeleknek.
• Kulcsügyfelek 1:1 hívása/meetingje az eladó és vevő közös részvételével.
• Hozzáférés- és jogosultság-mátrix kialakítása; adatvédelmi dokumentumok frissítése.

31–60. nap (párhuzamos üzem)

• A vevő könyvel, az eladó ellenőriz és tudást ad át.
• Meghatalmazások, integrációk, számlázó- és DMS-migráció.
• Díjstruktúra harmonizálása, átlátható indoklással.

61–90. nap (stabilizálás)

• SLA-k és határidő-naptár véglegesítése.
• Ügyfél-elégedettségi check (rövid kérdőív vagy 10 perces hívás).
• Earn-out metrikák és mérésük rögzítése.

Tipikus buktatók (és ellenszereik)

• Túl gyors váltás/rossz időzítés → Kerüld a csúcsszezont, tervezz negyedéves átadást.
• Kommunikáció hiánya → Közös kommunikációs csomag: levél, FAQ, kontaktpontok.
• Kulcsemberek elvesztése → Retention bónusz, egyértelmű szerepek, onboarding.
• Ár–díj disszonancia → Díjharmonizáció fokozatosan, értékajánlattal.
• Adatvédelmi zavar → Jogosultság-nyilvántartás, naplózás, visszavonási rend.

Minták és segédletek (rövid vázlat)

Közös bejelentő levél – sablonvázlat

Tárgy: Változás a könyvelési szolgáltatásban – együttműködés az Önök érdekében

Tisztelt Ügyfelünk!

Örömmel tájékoztatjuk, hogy [Eladó Iroda] és [Vevő Iroda] együttműködésre lép.
Mi változik: kapcsolattartó, számlázó rendszer és elérhetőségek.
Mi marad: határidők, szolgáltatási színvonal, felelősség.
Előny: nagyobb erőforrás, bővebb szolgáltatási kör, korszerű rendszerek.

Kérdés esetén forduljon hozzánk bizalommal:
• [Eladó kapcsolattartó] – [email] | [telefon]
• [Vevő kapcsolattartó] – [email] | [telefon]

Köszönjük a bizalmat!
[Eladó Iroda] & [Vevő Iroda]

Ügyfél-átvezetési ellenőrző lista

• Szerződésmódosítás/hozzájárulás rögzítése.
• Meghatalmazások/jogosultságok frissítése és naplózása.
• DMS/dokumentumtár átvétele, archívum strukturálása.
• Határidő-naptár integrálása a vevő rendszerébe.
• Próba-zárás: két egymást követő hónapban kontroll.

És én hogyan csinálnám?

1. „Tiszta portfólió, tiszta sztori”: előbb rendet raknék az állományban (árazás, veszteséges ügyek kezelése), folyamatleírások és sablonok egyben.
2. „Adat-szoba” és transzparencia: strukturált, biztonságos data room (anonimizált ügyfél-mátrix, P&L, szerződések, szoftverlista, kockázati jegyzetek).
3. Vegyes árazás: azonnali vételár + earn-out a megtartott bevétel és margin után; közös érdek a zökkenőmentes átadás.
4. Közös kommunikáció és kettős ciklus: közös bejelentés + minimum 2 hónap párhuzamos üzem (egy teljes könyvelési ciklus), ahol a vevő csinálja, én ellenőrzöm.
5. Kulcsemberek megtartása: előre egyeztetett retention bónusz, világos szerepek, onboarding terv.
6. Rituális zárás és utógondozás: a 90. napon mérés (lemorzsolódás, NPS, SLA), majd további 3 hónap TSA, rögzített keretekkel.

Gyors összefoglaló

• Ez folyamat, nem sprint: előkészítés, kommunikáció, párhuzamos üzem, stabilizálás.
• Az eladó feladata nem ér véget az aláírással: ügyfél-átvezetés, tudásátadás, közös megjelenés.
• A vevőnél döntő a portfólió-illeszkedés és a profitabilitás.
• Earn-out + TSA kiegyensúlyozza a kockázatokat és segíti a zökkenőmentes átmenetet.

Forrás: Zeuss.hu